Выставка и ее организация (статья в разработке)

Одни люди могут создавать красоту, а другие ее оформлять. Редко, когда эти два качества сочетаются в одном человеке.

12003957_941127775933820_3695732819683726576_n

Одни люди могут создавать красоту, а другие ее оформлять. Редко, когда эти два качества сочетаются в одном человеке.

Если Вы планируете свою выставку, не важно – чего именно, Вам следует позаботиться о следующих вещах:

Цель проведения мероприятия.

Как бы не звучал этот пункт, он самый важный. От него зависит все что Вы будете делать далее и каким образом Вы будете это делать. Вариантов «целей» может быть множество, но Вам нужно понять, для чего именно Вы делаете выставку:

  • Для своих клиентов
  • Для друзей и близких
  • Для партнеров
  • Для рекламы и привлечения публики
  • Для себя любимого
  • Для статуса

Список можно продолжать до бесконечности. Но Вы должны четко понимать для чего Вы делаете эту выставку. А также понимать – кто та аудитория, которая ее посетит. При необходимости продумать, как об этом мероприятии узнает Ваша предполагаемая аудитория.

Место проведения мероприятия.

Вам нежно подумать не только о том, как и каким образом будут размещены все Ваши материалы для выставки, но и позаботиться о том, чтобы все они были видны, доступны для просмотра и имели описание. В идеале – распечатанные флаера с материалами как о Вас так и о мероприятии в целом (это облегчит жизнь журналистов, если они захотят написать о Вашем мероприятии.). Если мероприятие планируется открытым – к Вам могут придти люди, которые случайно узнали о мероприятии.

Не забудьте о публике, которая посетит Ваше мероприятие. Если Вы планируете официальное открытие выставки, то подумайте заранее, на фоне чего Вы будете стоять, произнося  свою речь – это Важно для фотографии. Продумайте и свою речь. Нет ничего страшного, если Вы будете читать с бумаги. Вы не забудете всех важных вещей, о которых нужно сказать, а также наличие готового текста снимет часть напряжения и волнения.

Если Ваша выставка рассчитана не на один день, важно обозначить время, в которое могут придти посетители. Не забудьте позаботиться о «смотрителе», если Вы не хотите, чтобы Ваши выставочные экспонаты трогали или повредили. Наличие табличек «не трогать руками» – обязательно (если вещи трогать нельзя), но это не гарантия того, что Ваша просьба будет выполнена.

Дата и время проведения мероприятия.

Прежде чем обозначить официальную дату мероприятия, просмотрите в интернете, какие мероприятия уже заявлены в этот день. Не стоит расстраиваться, что на Ваше мероприятие пришло мало людей, если в этот же день и в другом конце города состоялся юбилей Оперы или Театра Русской Драмы. Многие и были бы рады придти к Вам, но есть такие мероприятия, которые представители СМИ и общественные деятели посещать обязаны. Так что исследование проводить нежно обязательно.

Учтите и время начала мероприятия. Если Вы делаете выставку для зрителя – необходимо считаться и с временем работы того самого зрителя. А также с днем недели и возможными пробками. Скажем так, в 17:00 в центре города, в пятницу назначать начало мероприятия – не самая лучшая идея.

Приглашение на мероприятие.

Письменное или устное – но оно должно быть. Пригласительные билеты раньше было принято высылать по почте, передавать лично или с курьером, но сейчас уже стало распространена и рассылка на электронный почтовый ящик. Учтите, что если Вы отправили приглашение – это еще не гарантия того, что оно было получено. Самое надежное – личный звонок.

В пригласительном желательны:  дата, место (адрес), время (начало мероприятия),  что именно будет происходить, а также и время официального завершения торжественной части.

Если у Вас запланирован «dresscode» об этом также необходимо написать. Не забудьте указать номер телефона для дополнительной информации.

Если Вы хотите бесплатно разместить информацию в сети – предлагаем наш портал www.zerkalo.lv. Мы с радостью выступим в роли Вашей информационной поддержки.

Оформление и концепция мероприятия.

Встреча гостей на мероприятии.

Всегда приятно, когда приходя на мероприятие, с тобой здороваются и вкратце рассказывают о том, что будет происходить. Особенно это важно, если в одном зале происходит выставка сразу нескольких экспозиций или трудно сориентироваться, куда именно идти и что конкретно делать – будет ли общая «обзорная экскурсия» или торжественная часть.

Если запланированы закуски и напитки, также не плохо, если специальный человек приглашает ими угоститься в тот момент, когда было запланировано организатором.  Помимо алкогольных напитков желательно, чтобы гостям была предоставлена просто вода (универсальный вариант – без газа).

Закуски и угощения – не забудьте про салфетки, тарелочки, чтобы гости могли аккуратно угоститься, а также о том, куда составлять пустую посуду и кто будет ее убирать (и куда).

Чаще аренда стеклянной посуды на мероприятие стоит дешевле, чем пластиковая. Насчет аренды посуды Вы можете больше узнать ТУТ.

Также важны и следующие позиции:

  • Гардероб на мероприятии.
  • Музыкальное сопровождение мероприятия (и, разумеется, аппаратура). Микрофоны для выступающих. Стойки для микрофонов
  • Завершение мероприятия. Если Вы здоровались с гостями, было бы красиво, если бы Вы их поблагодарили и попрощались.

С уважением, Елена Тонова